Gerçek ya da tüzel olarak nitelendirilmiş kişilerin, bir kurum ya da kuruluşun aldığı her bir hizmet, yaptığı herhangi bir işlem ve tüm haberleşme işlemlerinin saklanması bir arşiv oluşturmak ile mümkündür. Arşiv yönetimi ise bu tür evrakların toparlanması, düzenli bir biçimde saklanması ve istendiği zaman kolayca erişimin sağlanabilmesi adına tüm dokümantasyon sürecini yöneten yerlerdir.
Yasal olarak kurum ve kuruluşların arşiv oluşturmaları zorunludur. Yapılan her bir eylem kayıt altın alınmalı ve korunaklı bir biçimde muhafaza edilmelidir. Bu sayede geçmişe ya da ana yönelik bilgi ihtiyacının doğduğu herhangi bir durumda bilgiye erişilerek ilgili gereksinimin giderilmesi sağlanabilmektedir.
Arşiv yönetimi hizmetlerinden bazıları;
-
Envanter hazırlanması
-
Fiziki evrakların belirli bir düzeninin kurulması
-
Gerekli dokümanların ayrıştırılması ve yok edilmesi
-
Arşiv prosedürlerinin eksiksiz yürütülmesinin sağlanması
-
Bir arşiv yönetim sisteminin oluşturularak kayıtların bu sistem içerisinde kaydedilmesinin sağlanması
-
Belge üretim esnasında kontrollü ilerleme kaydedilmesinin sağlanması
-
İş akışının sağlanması
-
Bilgiyi saklamadaki aksaklıkların giderilmesi ile ilgili sorumluluk alınması
-
Dijital belgelerin uygun koşullar ile saklanmasının sağlanması
-
Veri güvenliğinin maksimum düzeyde olması
-
Hem fiziki hem de dijital belgelerin kaybolma tehlikesi altında olmadan depolanması şeklindedir.
Arşiv Yönetimi Nedir?
Arşiv yönetimi kavramını ilk kez duyan kişiler ‘arşiv yönetimi nedir’ sorusunun yanıtına gereksinim duyabilirler. Bu yönetim biçimi iki farklı şekilde ele alınmaktadır. Bunlar:
-
Dijital arşiv yönetimi
-
Fiziki arşiv yönetimi olarak adlandırılmaktadır.
Dijital Arşiv Yönetimi
Elektronik ortamda yürütülmekte olan her türlü bilginin ve işlemin kayıt edilmesi anlamına gelmektedir. Bu işlem türünde:
-
Depolama işlemleri ve kayıt işlemleri daha az maliyetli biçimde saklanır.
-
Veri güvenliği için gerekli işlemlere özen gösterilir.
-
Tek kopya içeriklerin çoklu hale getirilerek erişilebilir hale getirilmesi sağlanır.
-
Teknolojinin takip edilerek gerekli güncellemelerin kullanılması hedeflenir.
-
Kurum ya da kuruluş içerisindeki bilgisayarların gerekli sistem özelliklerine bilgiye erişebilmeleri adına güncel tutulması sağlanır.
Fiziki Arşiv Yönetimi
Dijital ortamda olmayan, elle tutulur doküman şeklindeki bilgiler ve işlemlerin kayıt edilmesini ifade eder. Bu işlem türünde ise:
-
Personelin ihtiyaçları belirlenir.
-
İşleme alınması gereken dokümanların türü, sayısı ve tipi analiz edilir.
-
Her bir işlem kayıt altına alınır.
-
Barkod kullanımı, veri girişinin yapılması, kutulara yerleştirerek saklama, rafları numaralandırma ve isimlendirme gibi teknikler kullanılarak bilginin düzenlemesi işlemleri ele alınır.
-
Projenin gerektirdiği ekipman ve alt yapı ihtiyaçları belirlenir.
-
Gerekli veriler birbirileri ile eşleştirilerek saklanır.
