“E-arşiv fatura nedir?” sorunun cevabı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre faturanın elektronik ortamda oluşturulmasıdır. Aynı zamanda faturanın dijital ortamda korunması, raporlanması ve ibrazını kapsayan bir uygulamadır. GİB e-arşiv fatura zorunluluğu belirlenen kurallara ve sektöre göre de değişiklik gösterir. Bu kurallar ise aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• 2020-2021 yıllında cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan firmalar, 1 Temmuz 2022’ye kadar e-fatura ve e-arşive geçmelidir.
• E-fatura ve e-arşive geçen firmaların ise, cirosu 4 milyon TL ve üzeriyse 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçmesi gerekir.
• E-fatura ve e-arşiv uygulamasına gönüllü olarak geçen ancak belirtilen limitleri aşmamış firmalar, e-defter uygulamasına geçmek zorunda değildir.
• Aynı gün içinde vergi mükellefi olmadan düzenlenen faturaların tutarı 5 bin TL’yi geçiyorsa e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir.
• Aynı gün içinde vergi mükellefi olan faturaların tutarı 2000 TL’yi geçiyorsa e-arşiv olarak düzenlemelidir.
• GİB portal üzerinden e-arşiv fatura, aynı firmaya kesilmiş olabilir. Ancak GİB toplam fatura tutarını göz önüne alır.

AB direktifi açısından e-arşiv fatura, gerektiğinde faturaya eşlik eden belgelerin entegre edilebileceği yapılandırılmış bir veri kaydıdır. Yapılandırılmış veri seti merkezi öneme sahiptir. Bu, medya kesintisi olmaksızın faturaların otomatik olarak işlenmesini ve birlikte çalışabilirliğini sağlamalıdır.

Öte yandan, vergi amaçlı, özellikle satış vergisi alanında, "elektronik fatura" terimi daha yaygın olarak kullanılmaktadır. Vergi kanunu anlamında elektronik faturalar, elektronik formatta düzenlenen ve alınan faturalardır. Gelir vergisi indirimi için uygun bir faturanın bulundurulması zorunludur. Bu aynı zamanda elektronik fatura iletimi için de geçerlidir.

Ne satış vergisi kanunu ne de vergi makamları teknik bir uygulama öngörmemektedir. Buna göre, faturanın münhasıran resimli bir temsili (Örn. PDF olarak) bir elektronik fatura için vergi gereksinimlerini de karşılayabilir. Adınıza yahut şirketinizin adına oluşturulmuş e-arşiv faturalarını görüntüleyebilmek ve “E-Arşiv fatura nasıl kesilir?” sorusuna cevap bulmak için tercih edilebilecek alanlardan birisi de NetBT Danışmanlık Hizmetleri olacaktır.

E-Arşiv Fatura Başvurusu

E-Arşiv fatura portal için entegratör aracılığıyla, GİB portal yöntemiyle ve bilgi işlem sistemiyle yapılan başvurular vardır. Özel entergratörler arasında bulunan NetBT, sağlam altyapısı ve güvenilirliğiyle tüm sürecin risk almadan yönetilmesini sağlar. E-arşiv portal girişi konusunda başvuru yapmak için her üç yönteminde ayrı ayrı bilinmesi gerekir.

Özel Entegrasyon Yöntemiyle Başvuru

E-Arşiv portal başvurusu için aralarında NetBT’nin de olduğu başkanlıktan izin almış entegratörler bulunur. Özel entegratörle yapılan başvurular, hızlı ve zahmetsiz olduğundan dolayı birçok şirket tarafından tercih edilir. Yine, doğrudan entegrasyon yönteminde olduğu gibi yazılım, donanım ve altyapı gerektirmemektedir. Ayrıca özel entegratörlerle yapılan e-arşiv fatura için ayrıca GİB’ten başvuru yapılmasına gerek olmaz.

GİB Portal Yöntemiyle Başvuru

Mükelleflerin e-arşiv fatura giriş için GİB üzerinde yapılan başvurularda öncelikle elektronik imza temin edilmiş olmalıdır. Burada tüzel kişiler, mali mühür, gerçek kişiler ise nitelikli elektronik sertifika veya mali mühür almalıdır. Bu elektronik imza araçlarını kullanarak https://portal.efatura.gov.tr/EArsivPortalBasvuru/ adresinden GİB e-arşiv için başvuru yapmaları gerekir.

Bilgi İşlem ile Başvuru

Bilgiişlem ile başvuru yöntemi, kendilerine ait bilgi işlem sistemi bulanan ve bunu 7/24 işletebilen, yeterli yazılıma sahip mükellefler için geliştirilmiştir. Kendi işlemleri ile e-arşiv faturalarını kullanmak isteyen mükellefler, gerekli şartları sağlamaları koşuluyla kendi sistemleri üzerinden e-arşiv uygulamasını kullanabilir.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Sorgulama

Başvuru işlemleri gerçekleştirildikten sonra e-arşiv fatura sorgulama yapılmalıdır. Başvurunun onaylanması için GİB tarafından onaylanması gerekir. Sorgulama işlemi ise https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/sorgula.jsp adresi üzerinden hızlıca yapılabilir. Ayrıca tüzel kişiler, VKN ve firmanın e-posta adresi ile başvurusunu sorgular. Gerçek kişiler ise TCKN ve firmanın e-posta adresiyle sorgulama işlemini gerçekleştirir.

Ayrıca E-arşiv fatura nasıl kesilir için ilk olarak e-arşiv portalı ziyaret edilmelidir. Sayfa karşılaşılan adımları takip ederek fatura kesimi yapılabilir. Son aşamada cep telefonuna gelen şifre gerekli alana girilir. Ancak burada dikkatli olunması gerekir. Yine, e-arşiv fatura iptali için de “e-fatura iptal portalı”na girilir ve faturanın iptali GİB portalına gönderilir. Ancak tüm faturalar gibi resmileştikten sonra 7 gün içerisinde iptal edilebilir.

E-Arşiv Fatura Nasıl Sorgulanır?

Elektronik fatura (e-fatura), ticari işlemlerde de vergi gereksinimlerinin basitleşmesi nedeniyle giderek daha fazla önem kazanmaktadır. Belge işlemlerini dijitalleştirenler, süreçlerini optimize edebilir ve maliyetlerden tasarruf edebilir. Ancak, özellikle orta ölçekli ve daha küçük şirketler için e-arşiv faturalar oldukça önemli hale gelmektedir. Peki e-arşiv fatura nasıl sorgulanır?

Bir GİB e-arşiv fatura ne olduğu konusunda teknik olarak ve hukuk alanına göre farklı tanımlar mevcuttur. Kamu sözleşmeleri için elektronik faturalandırmaya ilişkin AB direktifi (16 Nisan 2014 tarihli 2014/55/EU sayılı Avrupa Parlamentosu ve Konseyi Direktifi) ve vergi hukuku bağlamında farklı tanımlara uyulmalıdır.

E-Arşiv Faturalar Nasıl Görüntülenir?

Ticari işlemlerde (hizmetler veya teslimatlar için) fatura sistemi özellikle önemlidir. Fatura düzenlemek, tüm şirketler için temel olarak vazgeçilmezdir. Hem B2B hem de B2C ve B2G vergi ve medeni hukuk iddialarını güvence altına almaya ve belgelemeye hizmet eder.

Şirketler operasyonel süreçlerini büyük ölçüde dijitalleştirir ve (kısmen) otomatikleştirirse, yüksek tasarruf potansiyelini harekete geçirebilirler. E-Arşiv fatura sorgulama, daha verimli yapılar için önemli fırsatlar sunmaktadır. E-Arşiv sorgulama hususunda yapılandırılmış veri setlerinin kullanılması esastır. Firmadaki otomasyon derecesine bağlı olarak e-arşiv faturalar elektronik ortamda;

• Taranabilir,
• Temlik Edilebilir,
• Kontrol Edilebilir,
• Rezerve Edilebilir,
• Ödeme Talimatı Verilebilir.

Bu işlemlerin tamamını yapabilmek için en doğru adres ise elbette NetBT Danışmanlık Hizmetleri olacaktır. E-Arşiv fatura görüntüleme hizmeti almak istiyorsanız hemen NetBT Danışmanlık Hizmetleri’ne başvurabilirsiniz.

E-Fatura Entegrasyonunun Faydaları Nelerdir?

Sektöre ve dijital dönüşüm uygulamalarına yabancı olan satıcılar için elektronik fatura oluşturma süreci karmaşık görünebilir. GİB e-arşiv fatura uygulaması ile fatura düzenlemesi yapmak için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan e-arşiv portal giriş ekranı, www.gib.gov.tr adresi üzerinden görüntülenebilmektedir. E-Arşiv portal girişi için mali mühür temin edilmesi ve online başvuru formunun doldurulması gibi birtakım karmaşık süreçlerden geçilmesi gerekir. Bunun yanında;

• Olabilecek en hızlı ve güvenli şekilde e-arşiv fatura giriş ve e-arşiv fatura sorgulama işlemleri gerçekleştirmek için entegrasyon sağlayan uygulamaları kullanmak kalıcı bir çözüm sağlar.
• Zor süreçleri, işletmelerin yerine e-arşiv fatura portal hizmeti yürütür ve tamamlar.
• E-Arşiv portal giriş işlemlerini e-kontör masrafına girmeden halletmek kısa vadede etkili bir çözüm olarak görülebilir.
• Ancak uzun vadede faturanın çıktısının alınması ve ıslak imzayla gönderilmesi gibi işlemler daha fazla masrafın oluşmasına yol açmaktadır.

Tüm bu nedenlerden ötürü NetBT daha kârlı bir tercih olacaktır. Global e-dönüşüm çözümleri sunan entegrasyon programları edinmek ve konu hakkında bilgi almak için net-bt.com.tr adresini ziyaret edebilir, e-arşiv fatura portalı hizmetleri hakkında bilgi alabilirsiniz.

https://net-bt.com.tr/e-arsiv/